English |  BSL | Hepgor gwe-lywio |  Testun yn Unig |  Newid maint y testun  A A A

Polisi Preifatrwydd 

Sut y byddwn yn defnyddio'r wybodaeth sydd gennym amdanoch

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn dweud wrthych beth i'w ddisgwyl pan fydd Cyngor Sir Caerfyrddin yn casglu gwybodaeth bersonol ac yn ei defnyddio. Mae'n berthnasol i wybodaeth am:

  • Ein cwsmeriaid a'n cleientiaid
  • Ymgeiswyr am swyddi, gweithwyr presennol a chyn-weithwyr
  • Pobl sy'n cofrestru i bleidleisio
  • Ymwelwyr â'n gwefan

Mae sicrhau bod y Cyngor yn trin gwybodaeth bersonol yn gywir yn bwysig iawn o ran darparu ein gwasanaethau a chadw hyder y cyhoedd.

Er mwyn sicrhau bod y Cyngor yn trin gwybodaeth bersonol yn gywir, rydym yn ceisio cydymffurfio'n llwyr â'r wyth egwyddor a amlinellwyd yn Neddf Diogelu Data 1998.

Y mathau ar wybodaeth y mae'r Cyngor yn eu cadw

'Prosesu' yw'r gair a ddefnyddia'r Ddeddf Diogelu Data i gyfeirio at gael, cofnodi, cadw a thrin gwybodaeth bersonol. Mae'r Cyngor wedi hysbysu Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth am y mathau ar wybodaeth bersonol y mae'n eu prosesu ac at ba ddibenion y mae'n eu prosesu.

Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth yw'r corff sy'n gyfrifol am oruchwylio'r Ddeddf Diogelu Data ac mae'n cynnal cofrestr gyhoeddus sy'n cynnwys enwau a chyfeiriadau Rheolwyr Data ynghyd â disgrifiad o'r math ar brosesu y maent yn ei wneud.

Gall unrhyw un weld y gofrestr hon ac os ydych am weld cofnod y Cyngor, gallwch wneud hynny drwy wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Ein cwsmeriaid a'n cleientiaid

Mae'r Cyngor yn cynnig amrywiaeth eang o wasanaethau i'w gwsmeriaid a'i gleientiaid.

Mae angen inni gael gwybodaeth bersonol a'i defnyddio er mwyn inni allu darparu'r gwasanaethau sydd eu hangen ar bobl ac er mwyn cadw cofnod o'r gwasanaethau hynny.

Er enghraifft, mae gwybodaeth bersonol yn cael ei chasglu a'i defnyddio pan fyddwn yn darparu gwasanaethau Gofal Cymdeithasol neu'n gweinyddu Treth y Cyngor, Budd-daliadau Tai, grantiau a gwasanaethau pwysig eraill.

Mae'n rhaid inni gadw manylion am y bobl sydd wedi gwneud cais am wasanaeth er mwyn inni allu darparu'r gwasanaeth hwnnw. Fodd bynnag, yr unig bryd y byddwn yn defnyddio'r manylion hyn fydd er mwyn darparu'r gwasanaeth y gwnaed cais amdano neu at ddibenion eraill sy'n berthnasol iawn i hyn.

Ymgeiswyr am swyddi, gweithwyr presennol a chyn-weithwyr

Pan fydd unigolion yn gwneud cais i weithio i'r Cyngor, dim ond i brosesu eu cais ac i fonitro ystadegau cyfle cyfartal y byddwn yn defnyddio'r wybodaeth y maent yn ei rhoi inni.

Bydd gwybodaeth bersonol am ymgeiswyr aflwyddiannus yn cael ei chadw am chwe mis ar ôl i'r broses recriwtio gael ei chwblhau, yna bydd yn cael ei gwaredu'n ddiogel drwy ei malu a/neu ei dileu.

Ar ôl i unigolyn gychwyn gweithio i'r Cyngor, byddwn yn llunio ffeil bersonél ynghylch ei gyflogaeth. Bydd y wybodaeth a fydd ynddi'n cael ei chadw'n ddiogel a dim ond at ddibenion sy'n ymwneud yn uniongyrchol â chyflogaeth y sawl hwnnw/honno y bydd y wybodaeth yn cael ei defnyddio.

Pobl sy'n cofrestru i bleidleisio

Pan fydd rhywun yn cofrestru i bleidleisio, bydd ei enw a'i gyfeiriad yn cael eu cynnwys ar y Gofrestr Etholiadol. Mae dau fersiwn o'r gofrestr yn cael eu llunio a'u cyhoeddi bob blwyddyn.

Mae'r Gofrestr Lawn yn rhestru pawb sydd â hawl i bleidleisio. Dim ond rhai pobl a chyrff penodol sydd â'r hawl i gael copïau o'r gofrestr hon, a dim ond at ddibenion penodol y cânt ei defnyddio. Yn eu plith, mae dibenion etholiadol, atal troseddau a'u datrys, a gwirio pwy yw rhywun pan fydd yn gwneud cais am gredyd. Mae'n drosedd iddynt roi'r manylion i unrhyw un arall neu eu defnyddio at ddiben arall.

Mae modd gweld y Gofrestr Lawn yn Uned y Gwasanaethau Etholiadol, dan oruchwyliaeth.

Nid yw'r Gofrestr Olygedig yn cynnwys enwau a chyfeiriadau'r bobl hynny sydd wedi gofyn am gael eu heithrio o'r fersiwn hwn o'r gofrestr.

Mae modd i unrhyw un sy'n gofyn am gopi brynu'r Gofrestr Olygedig a'i defnyddio at unrhyw ddiben.

Ymwelwyr â'n gwefan

Nid yw'r Cyngor yn casglu nac yn cadw unrhyw wybodaeth bersonol am yr unigolion sy'n ymweld â'n gwefan, oni bai eu bod yn dewis rhoi eu manylion personol wrth lenwi ffurflen ar-lein i wneud cais am wasanaethau.

Pan fydd unrhyw un o'n ffurflenni ar-lein yn cael ei llenwi, dim ond i ddarparu'r gwasanaethau y gwnaed cais amdanynt y bydd y wybodaeth bersonol a roddir yn cael ei defnyddio.

Nid yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn berthnasol i safleoedd nad yw'r Cyngor yn eu cynnal.

Rhannu gwybodaeth amdanoch a'i datgelu i eraill

Gall gwybodaeth gael ei rhannu â chyrff eraill, yn dibynnu ar y rheswm y cawsom y wybodaeth yn wreiddiol a'r defnydd y gwneir ohoni.

Er enghraifft, mae darparu cymhorthion ac offer yng nghartref rhywun yn debygol o fod yn wasanaeth a ddarperir ar y cyd gan ein timau Gofal Cymdeithasol, Iechyd a Thai, yn ogystal â chan y Gwasanaeth Iechyd lleol.

Yn ogystal, lle bo angen gall gwybodaeth gael ei rhannu â chyrff eraill sy'n darparu gwasanaethau ar ein rhan megis darparwyr llety preswyl a gofal cartref. Mewn achosion o'r fath, rhoddir cyn lleied o wybodaeth ag sy'n rhaid i'w galluogi i ddarparu gwasanaethau ichi.

Gall gwybodaeth bersonol amdanoch gael ei rhoi hefyd i awdurdodau lleol eraill. Er enghraifft, os ydych wedi symud o un awdurdod lleol i un arall a bod yn rhaid i'r awdurdod newydd gadarnhau pa wasanaethau'r oeddech yn eu cael.

O ran ymgeiswyr am swyddi, pan gynigir swydd yn amodol, byddwn yn rhoi gwybod i'r unigolyn ymlaen llaw os bydd angen datgelu gwybodaeth i rywun arall er mwyn cwblhau'r gwiriadau angenrheidiol cyn cyflogi.

Er enghraifft, efallai y byddwn am gysylltu i gael geirda neu i gael 'datgeliad' gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.

Gan amlaf, ni fyddwn yn datgelu data personol heb ganiatâd. Fodd bynnag, mae sefyllfaoedd lle na fyddai'n rhaid cael caniatâd, megis:

  • Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn rhoi'r wybodaeth
  • Pan fo angen y wybodaeth i atal trosedd neu ei datrys
  • Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn cyhoeddi'r wybodaeth
  • Pan fo datgelu'r wybodaeth yn hanfodol i fudd y sawl dan sylw

Hefyd, gall Cynghorwyr Sir gael gafael ar wybodaeth bersonol am unigolion sy'n byw yn eu wardiau, pan fydd y bobl hynny wedi gofyn i’w Cynghorydd i ddelio â'r mater ar eu rhan. Gall cynghorwyr hefyd gael gafael ar wybodaeth bersonol fel aelodau o Bwyllgorau’r Cyngor.
Drwy gysylltu â ni, gallwch gael rhagor o wybodaeth am y cytundebau sydd gennym i rannu gwybodaeth â chyrff eraill ac am yr amgylchiadau pryd y gallwn ddatgelu data personol heb eich caniatâd.

Am ba hyd y gallwn gadw gwybodaeth bersonol

Mae'r cyfnod y byddwn yn cadw gwybodaeth bersonol yn dibynnu ar y rheswm dros ei phrosesu. I gael rhagor o wybodaeth ynghylch y cyfnod yr ydym yn cadw gwahanol fathau ar wybodaeth gallwch gyfeirio at ein Canllawiau Cadw ar-lein.

Gweld eich gwybodaeth bersonol

Mae'r Cyngor yn ceisio bod mor agored ag y bo modd o ran caniatáu i bobl weld eu gwybodaeth bersonol. Gall unigolion gael gwybod a oes gennym unrhyw wybodaeth bersonol amdanynt drwy wneud 'cais gwrthrych am wybodaeth' o dan y Ddeddf Diogelu Data.

Mae rhagor o wybodaeth am wneud cais i'w gael ar y dudalen Diogelu Data ar ein gwefan.

Efallai y bydd achosion lle gallwn ymdrin â'ch cais yn anffurfiol, os cytunwch i hynny, er enghraifft gallwn roi'r wybodaeth benodol yr ydych ei hangen ichi dros y ffôn.

Os oes gennym wybodaeth amdanoch, gallwch hefyd ofyn inni gywiro unrhyw wallau a wnaed, yn eich barn chi, adeg cofnodi'r wybodaeth.

Newidiadau i'r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn gyson a byddwn yn nodi unrhyw ddiweddariadau ar y dudalen we hon.

Cwynion neu ymholiadau

Mae'r Cyngor yn ceisio cyrraedd y safonau uchaf wrth gasglu gwybodaeth bersonol a'i defnyddio. Oherwydd hyn, mae unrhyw gŵyn a gawn yn cael ei thrin yn hollol o ddifrif. Rydym yn annog pobl i ddwyn unrhyw gŵyn i'n sylw os ydynt yn meddwl bod y modd yr ydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth yn annheg, yn gamarweiniol neu'n amhriodol. Byddem hefyd yn croesawu unrhyw awgrymiadau ynghylch gwella ein gweithdrefnau.

Sylwch nad yw'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn gynhwysfawr ynghylch pob agwedd ar waith y Cyngor yn casglu gwybodaeth bersonol a'i defnyddio.

Fodd bynnag, rydym yn barod i ddarparu unrhyw wybodaeth ychwanegol neu eglurhad sy'n angenrheidiol.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau, nodir y manylion cyswllt isod.

Manylion Cyswllt

Y Swyddog Gwybodaeth a Diogelu Data
Neuadd y Sir
Caerfyrdddin
SA31 1JP

Ffôn: 01267 224127
E-bost: dataprotection@carmarthenshire.gov.uk

 

Tudalen wedi ei diweddaru ar 21/10/2013